Η AI αυτοματοποίηση στις B2B επιχειρήσεις σημαίνει ότι ένα λογισμικό αναλαμβάνει τα επαναλαμβανόμενα βήματα των πωλήσεων, της εξυπηρέτησης και του γραφείου, ενώ ένας άνθρωπος εγκρίνει ό,τι έχει σημασία. Δεν χρειάζεστε συνήθως μια νέα πλατφόρμα. Χρειάζεστε λίγες, καλά επιλεγμένες ροές εργασίας που διαβάζουν ένα ενδιαφέρον, ένα αίτημα ή ένα έγγραφο, κάνουν το ρουτινικό κομμάτι και περνούν το υπόλοιπο στο σωστό άτομο.
Σε αυτό τον οδηγό εξηγούμε πού χάνουν χρόνο οι B2B ομάδες, πώς διαλέγετε την πρώτη διαδικασία και πώς μοιάζει ένα ρεαλιστικό πρώτο έργο.
Πού χάνουν χρόνο οι B2B ομάδες
Οι περισσότερες B2B εταιρείες δεν έχουν ένα μεγάλο εμπόδιο. Έχουν πολλές μικρές, επαναλαμβανόμενες εργασίες που μαζί καταλαμβάνουν μεγάλο μέρος της εβδομάδας:
- Διαχείριση leads: ένα νέο ενδιαφέρον μένει ώρες στα εισερχόμενα, περνιέται με το χέρι στο CRM και το αξιολογεί όποιος προλάβει.
- Ερωτήσεις πελατών: οι ίδιες ερωτήσεις για τιμές, παραδόσεις, δικαιολογητικά ή διαθεσιμότητα έρχονται κάθε μέρα.
- Έγγραφα: τιμολόγια, παραγγελίες και φόρμες διαβάζονται, πληκτρολογούνται σε άλλο σύστημα και αρχειοθετούνται.
- Αναφορές: κάποιος μαζεύει κάθε Δευτέρα νούμερα από τρία εργαλεία για να φτιάξει την ίδια αναφορά.
- Εσωτερική αναζήτηση: οι συνάδελφοι ρωτούν ξανά και ξανά πληροφορίες που υπάρχουν ήδη σε έναν φάκελο ή σε ένα παλιό email.
Καθεμία από αυτές φαίνεται μικρή. Μαζί, όμως, παίρνουν πολλές ώρες, και η μεγαλύτερη καθυστέρηση είναι η αναμονή, όχι η δουλειά.
Πώς επιλέγετε την πρώτη διαδικασία
Μην ξεκινάτε από την πιο εντυπωσιακή ιδέα. Ξεκινάτε από τη διαδικασία που είναι συχνή, μετρήσιμη και με χαμηλό ρίσκο. Χρησιμοποιήστε αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις:
| Ερώτηση | Καλό σημάδι για αυτοματοποίηση |
|---|---|
| Πόσο συχνά συμβαίνει; | Αρκετές φορές την ημέρα ή την εβδομάδα |
| Πόσο χρόνο παίρνει μία περίπτωση; | Τουλάχιστον 10 λεπτά χειροκίνητη δουλειά |
| Είναι δομημένη η είσοδος; | Φόρμες, email ή έγγραφα με προβλέψιμη μορφή |
| Πόσο κοστίζει ένα λάθος; | Λίγο, ή εύκολα ελέγξιμο από άνθρωπο πριν φύγει |
Μια διαδικασία που πηγαίνει καλά και στα τέσσερα είναι ισχυρή υποψήφια για πρώτη. Για παράδειγμα, η καταγραφή και η απάντηση σε εισερχόμενα ενδιαφέροντα συνήθως αξίζει περισσότερο από την αυτοματοποίηση μιας διαπραγμάτευσης συμβολαίου, που θέλει ανθρώπινη κρίση σε κάθε βήμα.
Ένας απλός τρόπος να εκτιμήσετε την αξία
Μπορείτε να υπολογίσετε την αξία μιας αυτοματοποίησης πριν την κατασκευάσετε. Πολλαπλασιάστε τον χρόνο που παίρνει η εργασία την ημέρα με ένα ρεαλιστικό κόστος ώρας, και μετά με τον αριθμό των εργάσιμων ημερών.
Για παράδειγμα, φανταστείτε μια ομάδα που ξοδεύει 3 ώρες την ημέρα για να περνά ενδιαφέροντα στο CRM. Με ενδεικτικό κόστος 25 € την ώρα, αυτό είναι περίπου 75 € την ημέρα, ή περίπου 1.500 € τον μήνα σε 21 εργάσιμες ημέρες. Αν μια αυτοματοποίηση αναλάβει το μεγαλύτερο μέρος αυτής της δουλειάς και ένας άνθρωπος ελέγχει τα υπόλοιπα, η εξοικονόμηση είναι πραγματική, ακόμα κι αν δεν φτάνει το 100 τοις εκατό.
Μην ξεχνάτε και την αξία που φαίνεται λιγότερο: ταχύτερες απαντήσεις στα leads, λιγότερα χαμένα ενδιαφέροντα και λιγότερα λάθη από επαναπληκτρολογήσεις.
Πώς μοιάζει ένα πρώτο έργο
Ένας πρώτος αυτοματισμός πρέπει να είναι αρκετά μικρός για να ολοκληρωθεί γρήγορα και αρκετά χρήσιμος για να αποδείξει την αξία του. Μια τυπική διαδικασία έχει τέσσερα βήματα:
- Αναγνωριστική κλήση: μια σύντομη συζήτηση για να καταλάβουμε τη διαδικασία, τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε και τι σας καθυστερεί.
- Γραπτό πλάνο: τα βήματα, τα συστήματα που εμπλέκονται, τα σημεία έγκρισης και μια σταθερή τιμή.
- Κατασκευή σε σύντομους κύκλους: βλέπετε κάθε βήμα να δουλεύει σε πραγματικά παραδείγματα πριν μπει σε λειτουργία.
- Παράδοση και υποστήριξη: απλή τεκμηρίωση και διάστημα υποστήριξης για αλλαγές.
Για μία καλά ορισμένη διαδικασία, αυτό συχνά διαρκεί 1 έως 3 εβδομάδες. Όταν μία ροή δουλεύει αξιόπιστα, η επόμενη είναι πιο εύκολη, γιατί οι συνδέσεις και οι κανόνες υπάρχουν ήδη.
Συνδέστε τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε
Η B2B αυτοματοποίηση σπάνια δουλεύει μόνη της. Η αξία βγαίνει από τη σύνδεση των βημάτων: της φόρμας, του CRM, του email, του λογιστικού προγράμματος και του υπολογιστικού φύλλου που ήδη χρησιμοποιεί η ομάδα σας. Μια καλή αυτοματοποίηση σέβεται τα συστήματα που έχετε, αντί να σας αναγκάζει σε μετάβαση.
Πριν ξεκινήσετε, καταγράψτε τα εργαλεία που εμπλέκονται και ελέγξτε αν προσφέρουν API, webhook ή έτοιμη ενσωμάτωση. Αυτός ο έλεγχος αποφασίζει συχνά πόσο γρήγορα μπορεί να προχωρήσει ένα έργο.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειαζόμαστε τεχνική ομάδα για να χρησιμοποιήσουμε AI αυτοματοποίηση;
Όχι. Χρειάζεστε κάποιον που γνωρίζει καλά τη διαδικασία και μπορεί να εγκρίνει τα αποτελέσματα. Την τεχνική δουλειά την κάνουν οι άνθρωποι που κατασκευάζουν και συντηρούν τη ροή, και το αποτέλεσμα πρέπει να είναι απλό στη χρήση.
Είναι ασφαλή τα δεδομένα των πελατών μας;
Εξαρτάται από τον σχεδιασμό της ροής. Επιλέγετε το μοντέλο AI και τη φιλοξενία ανάλογα με τις απαιτήσεις απορρήτου σας, περιορίζετε τα δεδομένα που βλέπει κάθε βήμα και κρατάτε αρχείο καταγραφής. Συζητήστε το πριν ξεκινήσει η κατασκευή, όχι μετά.
Τι διαφέρει η αυτοματοποίηση από ένα chatbot;
Ένα chatbot απαντά σε ερωτήσεις. Η αυτοματοποίηση ολοκληρώνει μια διαδικασία, όπως την καταγραφή ενός lead, την αποστολή ενός follow-up ή την εξαγωγή στοιχείων από ένα τιμολόγιο. Πολλά χρήσιμα έργα συνδυάζουν και τα δύο, για παράδειγμα έναν βοηθό στην ιστοσελίδα που απαντά στις συχνές ερωτήσεις και περνά τις σύνθετες περιπτώσεις στην ομάδα σας.
Πώς ξέρουμε ότι λειτουργεί;
Πριν ξεκινήσετε, καταγράψτε τα αρχικά νούμερα: πόσος χρόνος παίρνει η εργασία, πόσες περιπτώσεις χειρίζεστε και πόσα λάθη γίνονται. Μετρήστε τα ίδια μετά την εκκίνηση. Αν τα νούμερα δεν βελτιωθούν, προσαρμόζετε τη ροή ή τη σταματάτε.
Ξεκινήστε με μία διαδικασία
Η AI αυτοματοποίηση είναι πιο χρήσιμη όταν λύνει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα της επιχείρησής σας. Αν θέλετε να δείτε ποια διαδικασία είναι η καλύτερη αρχή, η υπηρεσία AI αυτοματοποίησης περιλαμβάνει δωρεάν κλήση 15 λεπτών και πρόταση σε σταθερή τιμή. Αν ο αυτοματισμός σας χρειάζεται να συνδεθεί με την ιστοσελίδα σας, δείτε και τις υπηρεσίες μας για κατασκευή ιστοσελίδων.